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Conformité, clôtures et archivage

NF525, clôtures fiscales, archives annuelles, données de vos clients et facture électronique : ce que Mon Atelier fait pour vous, et où le retrouver.

NF525 : des factures inaltérables

Mon Atelier est auto-certifié NF525 depuis mars 2026. Vos factures et encaissements sont protégés automatiquement, sans réglage.

  1. 1Chaque facture est scellée par une empreinte (hash SHA256) liée à la précédente : toute modification après coup serait détectée.
  2. 2Factures, avoirs, acomptes, journal d'audit et mouvements de caisse sont scellés de la même façon.
  3. 3Une facture émise ne se modifie plus. Pour corriger une erreur, faites un avoir.
  4. 4Les actions sensibles sont horodatées dans un journal d'audit, pour garder une trace en cas de contrôle.
  5. 5Pour l'attestation, ouvrez Rapports → 🔐 Contrôle & archives
  6. 6Dans la section « Conformité », cliquez sur Télécharger l'attestation
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L'onglet « Contrôle & archives » (offre Pro) est visible par le propriétaire et les membres qui ont « Voir les finances », sur les comptes français.

Les clôtures fiscales (Pro)

Une clôture fige les factures et encaissements d'une période. Mon Atelier fait les clôtures du jour et du mois tout seul.

  1. 1Chaque nuit, vers 0 h 05 à l'heure de votre atelier, la journée de la veille est clôturée automatiquement.
  2. 2Le 1er de chaque mois, le mois précédent est clôturé automatiquement.
  3. 3Pour voir les clôtures, ouvrez Rapports → 🔐 Contrôle & archives → Clôtures
  4. 4« Historique récent » liste les dix dernières clôtures : type, nombre de factures, montant, grand total et empreinte.
  5. 5Au besoin, « Clôturer ce jour » et « Clôturer ce mois » lancent une clôture à la main. Une période déjà clôturée n'est pas recréée.
  6. 6En fin d'exercice, choisissez l'année et cliquez sur Clôturer l'exercice
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La clôture annuelle se fait à la main. Elle est définitive et irréversible : une confirmation vous est demandée. Seul le propriétaire peut lancer une clôture.

Clôture fiscale et clôture de caisse : deux choses différentes

  • La clôture de caisse (ticket Z) se fait en caisse, avec le comptage du tiroir. Elle demande le droit « Clôturer la caisse ».
  • Le réglage de la clôture automatique se trouve dans Paramètres → Caisse & impression
  • L'option « Clôture automatique de la caisse » ferme la caisse à l'heure choisie si elle est restée ouverte. Les espèces ne sont alors pas comptées : pensez à compter le tiroir à l'ouverture suivante.
  • Les clôtures fiscales du jour et du mois se font de toute façon, que la caisse soit utilisée ou non.

Archives annuelles et conservation 10 ans (Pro)

Les pièces comptables et les factures se conservent au moins 10 ans (article L123-22 du Code de commerce). Mon Atelier vous fournit une archive par année.

  1. 1Ouvrez Rapports → 🔐 Contrôle & archives → Contrôle & archivage
  2. 2Sous « Archives annuelles signées », chaque année depuis 2025 a son bouton Télécharger
  3. 3L'archive contient vos factures, vos avoirs, le journal d'audit et les empreintes SHA256 qui prouvent qu'elle est intacte.
  4. 4Le fichier (au format JSON) se lit hors de Mon Atelier. Rangez-en une copie à vous, par exemple chaque année après la clôture de l'exercice.
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Les données comptables des comptes payants restent conservées par Mon Atelier même après une résiliation. Le téléchargement des archives demande « Voir les finances ».

Transmettre vos documents au comptable (Pro)

Tout ce dont votre comptable a besoin est réuni dans un seul onglet des Rapports.

  1. 1Ouvrez Rapports → 🧑‍💼 Pour mon comptable
  2. 2Choisissez la période : mois, trimestre, année ou dates libres.
  3. 3Envoyez les factures et les avoirs en archive ZIP ou par email.
  4. 4Téléchargez au besoin le livre de recettes, le registre des achats, le fichier des écritures comptables (FEC) ou le compte de résultat.
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Cet onglet demande « Voir les finances » et « Accéder aux exports ». Le FEC reste réservé au propriétaire et aux managers. Dans l'archive ZIP, les factures B2B compatibles sont au format Factur-X.

RGPD : les données de vos clients

Vos clients peuvent demander une copie de leurs données ou leur effacement. Les deux se font depuis la fiche client.

  1. 1Ouvrez la fiche du client.
  2. 2Pour lui remettre ses données, cliquez sur 📥 Export RGPD
  3. 3Pour effacer ses données, cliquez sur 🗑️ Effacer données
  4. 4Confirmez avec « Confirmer l'effacement ». Son nom, son adresse, son email, son numéro et sa date de naissance sont anonymisés.
  5. 5Ses factures et ses prises en charge restent conservées pour votre comptabilité, sans ses données personnelles.
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L'effacement est définitif. « Export RGPD » est réservé au propriétaire et aux managers, « Effacer données » au propriétaire. Les données sont hébergées dans l'Union européenne (centre de données d'Amsterdam, Pays-Bas).

Facture électronique 2026 (Pro)

La réforme concerne les factures entre entreprises françaises (B2B). Mon Atelier la gère avec Pennylane, plateforme agréée (PA).

  1. 1Recevoir des factures électroniques devient obligatoire pour toutes les entreprises le 1er septembre 2026.
  2. 2Les émettre devient obligatoire le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis le 1er septembre 2027 pour les TPE et PME.
  3. 3Ouvrez Paramètres → Facture électronique
  4. 4Choisissez votre situation : vous avez déjà un compte Pennylane, vous n'en avez pas (création gratuite depuis Mon Atelier), ou vous utilisez une autre PA et voulez passer à Pennylane.
  5. 5Une fois connecté, choisissez « Réception seule » ou Réception + Émission automatique
  6. 6Vos factures fournisseurs reçues arrivent dans Achats → Factures fournisseurs
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Avec l'émission automatique, chaque facture B2B éligible part dès sa finalisation. L'envoi est définitif : une erreur se corrige par un avoir. Rien ne part tant que la désignation de votre plateforme agréée n'est pas finalisée. Page réservée aux comptes français, indisponible en mode découverte.

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